Im Beruf muss man häufig schriftlich kommunizieren, vor allem mit E-Mails. Viele machen dabei den Fehler, sich kompliziert und schwer verständlich auszudrücken. Der Grund ist, dass zu wenig an den Leser gedacht wird.

Besser schreiben

Den Leser im Blick haben

Die Millennials - also die zwischen 1980 und 1995 Geborenen - können aufatmen: Das öffentliche Interesse an ihrer Generation nimmt langsam ab. Jetzt sind es ihre Nachfolger, die Angehörigen der Generation Z, die zunehmend den Ärger der Älteren auf sich ziehen.

Kritisiert werden die ab 1995 Geborenen etwa für ihre - freundlich formuliert - "kreative" Rechtschreibung. So staunen Professoren, wenn sie bei Hausarbeiten junger Studenten schon mal drei bis vier Fehler finden - pro Seite. Dabei können die "Zettler" - dass damit bis Mitte des letzten Jahrhunderts die Insassen von Zuchthäusern gemeint waren, weiß zum Glück heute niemand mehr - eigentlich nichts dafür, dass ihnen Orthografie gleichgültig ist. Schuld ist "Lesen durch Schreiben" (LdS), die Methode, nach der die meisten der heute Anfang Zwanzigjährigen in der Grundschule die Rechtschreibung (nicht) gelernt haben.

Die Grundidee von LdS ist es, bei Kindern Kreativität und Freude am Schreiben zu wecken, ohne sie durch lästige Rechtschreibregeln zu bremsen. Deswegen lassen die Lehrer ihre ABC-Schützen einfach drauflos schreiben, die sich dann nur von ihrem Gehör und Gefühl leiten lassen. Mit der Folge, dass der Tiger, der mit einem langen "i" gesprochen wird, als "Tieger" durch den Dschungel pirschen muss. Einmal falsch eingeprägt, lassen sich solche Fehler nur schwer ausmerzen. Ein besonderes Problem, auch für junge Erwachsene, ist die Groß- und Kleinschreibung. Da hilft es auch nicht, sich auf die automatische Rechtschreibkorrektur von PC oder Smartphone zu verlassen, da die dumme Software beispielsweise nicht zwischen einem (klein geschriebenen) Verb und einem (groß geschriebenen) substantivierten Verb unterscheiden kann.

Nicht nur orthografische Fehler bereiten dem Leser Mühe, eine E-Mail oder einen längeren Text zu lesen. Satzbau und Inhalt können ebenfalls dazu führen, dass die Botschaft nicht beim Leser ankommt. Im Beruf kann das zu Missverständnissen und Rückfragen - also Zeitverschwendung - führen. Im schlimmsten Fall zu verärgerten Kunden, entgangenen Aufträgen und damit niedrigeren Umsätzen.

Wichtig ist, beim Schreiben immer an den Empfänger bzw. Leser zu denken, Fachleute sprechen vom "leserorientierten Schreiben". Dazu muss man in der Lage sein, sich in den Leser hin einzuversetzen. Möchte man etwa mit einem Werbeschreiben Interesse für die Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens wecken, muss man sich gleich mehrere Fragen stellen, bevor man loslegt.

Etwa: Wie kann ich dem Empfänger den Vorteil gegenüber den Konkurrenzangeboten - die es bestimmt gibt - klarmachen? Wie kann ich das Produkt, das ich verkaufen möchte, so erklären, dass es auch ein Nichtfachmann und Branchenfremder versteht? Welches Wissen kann ich beim Adressaten voraussetzen, welche Informationen interessieren ihn aller Voraussicht nach nicht?

Fragen, die sich in ähnlicher Form auch Bewerber stellen müssen, bevor sie eine schriftliche Bewerbung verfassen. Mit dem Unterschied, dass sie kein Produkt, sondern ihre Arbeitskraft anbieten.

Es gibt einige Tricks, wie man besser schreiben kann, auch wenn man kein Werbetexter oder Kommunikationsexperte ist. Zunächst sollte man sich auf eine Aussage pro Satz beschränken. Sind es mehr, führt das meist zu schwer verständlichen, verschachtelten Sätzen, die man zweimal lesen muss, um sie zu verstehen.

Außerdem sollte man Fachbegriffe, die nur Insider kennen, und andere komplizierte Ausdrücke vermeiden. "Keep it simple", lautet die bewährte Devise der Amerikaner, die den Deutschen in Sachen Kommunikation vieles voraus haben. Gerade Hochschulabsolventen, die im Studium dem Irrtum erlegen sind, dass man kompliziert schreiben muss, um wissenschaftlich und seriös zu wirken, sollten diesen Ratschlag beherzigen. Auch die bei wissenschaftlichen Arbeiten gern benutzten Passivkonstruktionen und substantivischen Ausdrucksweisen sollte man vermeiden. Aktivsätze und Verben sind direkter und überzeugender.

Bei wichtigen Texten empfiehlt es sich, erst eine Rohfassung zu schreiben, an der man dann feilen kann, bis einen die Endfassung überzeugt. Und: Wenn vom Empfänger eine Reaktion erwartet wird, sollte man das am Ende erwähnen. Auch das gehört zu guter schriftlicher Kommunikation.

Auch wenn Mails an Kollegen, mit denen man zusammenarbeitet, nicht immer ganz so formal sein müssen wie bei Fremden, darf man sich nicht im Ton vergreifen. Eine Antwort wie "Is gut ;-)" ist sicher bei Chats mit Freunden okay, bei beruflicher Kommunikation jedoch fehl am Platz.